Comment organiser une buvette pour une association ?

Bien organiser la buvette de votre association

Festival, match de foot, rassemblement culturel, fêtes des écoles… de nombreuses occasions et évènements peuvent vous conduire à devoir ouvrir une buvette associative.

Mais une bonne organisation sera la clé de la réussite de votre buvette ! Buvette temporaire ou permanente, les gobelets à choisir, la limitation de vos coûts… Tous ces sujets doivent être au centre de la mise en place de votre buvette. Vous trouverez ici toutes les réponses à vos questions !

Comment organiser votre buvette ?

Avant de pouvoir accueillir du public et servir vos boissons à la buvette le jour de votre évènement associatif, il sera important de bien l’organiser. Après avoir défini le but de votre évènement et trouvé le lieu et la date, vous pourrez passer à la mise en place de l’espace buvette.

Commencez par définir l’emplacement de votre buvette et sa forme. Essayer de la placer de manière stratégique. Évitez l’entrée ou la sortie de votre évènement, ce n’est pas à ce moment que vos participants chercheront à boire. N’hésitez pas à la placer à côté de vos stands de nourriture : ce sont 2 stands complémentaires qui se placent à côté pour plus de praticité.

Les buvettes d’association : que dit la loi ?

Concernant les buvettes, la loi diffère en fonction de votre type d’association, d’où est organisée cette buvette et si vous souhaitez servir des boissons avec ou sans alcool

Les buvettes dans une installation sportive

Si vous décidez d’ouvrir une buvette temporaire dans une installation sportive (stade de foot, stade de rugby, gymnase, salle d’éducation physique…), la législation diffère en fonction du type de boissons vendues (avec ou sans alcool).

Si aucune boisson alcoolisée n’est vendue sur votre buvette, alors vous n’avez besoin aucune demande à faire.

Par contre, si vous décidez de vendre de l’alcool ou des boissons alcoolisées, vous aurez besoin d’une dérogation. En effet, sans dérogation, vous n’aurez pas le droit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées au sein d’une enceinte sportive.

Des dérogations peuvent être accordées pour la vente de boissons alcoolisées dans des installations sportives pour des boissons du groupe 3 (en dessous de 18° d’alcool) et pour 48h maximum (il ne sera donc pas possible de vendre de l’alcool sur une semaine entière). 

Les dérogations concernent les associations suivantes : associations sportives agréées (limite de 10 autorisations par an), associations organisatrices de manifestations à caractère touristique (limite de 4 autorisations par an), associations organisatrices de manifestations à caractère agricole (limite de 2 autorisations par an). Elles doivent être demandées au maire de la commune où sera située la buvette au moins 3 mois avant la date de votre évènement.

Si votre évènement est exceptionnel, alors vous pourrez faire votre demande 15 jours avant le jour J. 

Une buvette dans une foire

Si vous mettez en place une buvette temporaire dans la cadre d’une exposition ou d’une foire, vous pourrez y servir toute sorte de boissons du moment où votre stand répond à ces 3 conditions :

• L’évènement doit être organisé par l’état, par une collectivité publique ou par une association reconnue d’utilité publique
• Votre buvette doit avoir reçu un avis favorable du commissaire général de l’évènement
• Votre buvette a fait l’objet d’une demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire (au moins 15 jours à l’avance) au maire de la commune concernée (ou à la préfecture de police de Paris si votre buvette est sur Paris).

Les buvettes dans des manifestations associatives

Lors d’une manifestation associative (bal, festival du livre, marche solidaire…), une buvette temporaire peut être ouverte et vous pourrez y vendre des boissons de groupe 1 (boissons sans alcool) et de groupe 3 (boissons alcoolisées en dessous de 18°). Il faut cependant avoir eu une autorisation préalable du maire de la commune dans laquelle est votre buvette. À noter que vous pouvez obtenir 5 autorisations annuelles maximum.

Une buvette dans un cercle privé

Une buvette ouverte dans un cercle privé (pot de départ, repas association entre les bénévoles, 3ᵉ mi-temps…) ne fait pas l’objet d’une réglementation particulière. Il n’y a aucune démarche à faire. Elle doit seulement être réservée aux membres de l’association.

Lorsque vous ouvrez une buvette pour votre association, vous n’avez aucune démarche à faire auprès de l’administration fiscale. Mais les recettes générées par votre buvette peuvent devoir être comptées avec vos recettes lucratives, qui elles, sont soumises à déclaration et à imposition (dès le premier euro si elle a une place prépondérante dans le budget de l’association ou au-delà de 73 518€ annuels si elle est accessoire).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la législation concernant les buvettes tenues par des associations, vous pouvez consulter le site officiel du gouvernement.

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